Dann machen wir das mal schnell in einer Onlineversammlung !

Hybrid ist nicht Online!

Die virtuelle Eigentümerversammlung – Onlineversammlung (Hybridversammlung).

Der umgangssprachlich benutzte Begriff „Online-Versammlung“ oder „digitale Versammlung“ zielt auf die Neuerung des § 23 Wohnungseigentumsgesetz ab. Seit der WEG-Reform vom 01.12.2020 wurde hier die gesetzliche Grundlage für die Teilnahme und Stimmrechtsausübung ohne körperliche Anwesenheit, also mittels elektronischer Kommunikationsform, geschaffen. Da eine Teilnahme vor Ort sowie über elektronische Kommunikation möglich ist spricht man im Fachjargon auch von der Hybridversammlung.

Am 01. Dezember 2020 ist die WEG-Reform in Kraft getreten. Zahlreiche Änderungen regeln nun altes Chaos im neuen Gewand. Was Digitalisierung anbelangt, so tut man sich weiterhin schwer. Irgendwie scheint es, dass sich der Gesetzgeber dem Thema „Digitalisierung“ nicht so recht annehmen wollte. Somit findet in der neuen Reform die Digitalisierung nahezu kaum Platz.

Allerdings lässt beispielsweise § 23 WEG-neu ein wenig das Thema Digitalisierung aufblitzen. Dort heißt es in § 23 Abs. 1 Wohnungseigentümerversammlung (WEG-neu):

(..) Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können.

Im Klartext übersetzt heißt dies, dass jede Wohnungseigentümergemeinschaft erst in einer Präsenz-Eigentümerversammlung einen Beschluss fassen muss, welcher eine digitale oder virtuelle Eigentümerversammlung zulässt.

Egal wie – der Anspruch eine virtuelle Eigentümerversammlung abzuhalten, wird zukünftig beide Seiten beschäftigen. Und es lässt sich hierbei ganz klar erkennen, dass der „Umsetzer“ zur Durchführung einer virtuellen Eigentümerversammlung wohl immer der Hausverwalter sein wird. Die Wohnungseigentümergemeinschaft hat, wie so oft, eine klare Erwartungshaltung an den Verwalter. Und dieser sieht sich den Problemen ausgesetzt, das richtige Werkzeug zu finden und dieses gesetzeskonform einzusetzen. Hier ist die Vorbereitung durch den Verwalter maßgeblich. Dieser ist angehalten im Vorfeld kritisch zu eruieren, welche Voraussetzungen (technisch und gesetzlich) notwendig sind, um eine zukünftige Hybrid-Eigentümerversammlung durchführen zu können. Je intensiver sich der Verwalter damit auseinandersetzt, desto eher ist es möglich, eine vernünftige und rechtssichere Eigentümerversammlung durchzuführen. Letztendlich ist es entscheidend, welche Plattform hierzu zukünftig eingesetzt wird. Hier setzen die meisten typischerweise auf „Videokonferenzsysteme“. Die Vorteile sind unumstritten.

Anforderungen und Erwartungshaltung

Der Verwalter muss im Vorfeld eine Art „Checkliste“ abarbeiten, um sicherzustellen, dass die (nicht nur) datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechend beachtet werden.

Aus der Sicht des Datenschutzes konnte man im Jahr 2020 feststellen, dass die Sensibilität für die Umsetzung des Datenschutzes eine ganz klare Erwartungshaltung der Eigentümergemeinschaften an den Verwalter beinhaltet. Da gehört auch die Ausgestaltung der zukünftigen ETV im Zeitalter etwaiger Krisen, wie eben die derzeitige Corona-Pandemie.

Da eine virtuelle Eigentümerversammlung im Gegensatz zu einem typischen Videokonferenz-Meeting aus rechtlicher Sicht anders zu gewichten ist, sollte der Verwalter folgende Fragen voranstellen:

Müssen Verträge geschlossen werden?

Wer hat Zugriff auf Daten?

Wie hoch sind die Sicherheitsstandards?

Wo werden die Datenverarbeitung und die Datenspeicherung vorgenommen?

Ist die Datenübertragung verschlüsselt?

Wer hat Zugriff auf die Daten

Wie wird protokolliert?

Wie wird dokumentiert?

Wann werden Daten gelöscht und durch wen?

Wenn man diesen kleinen Auszug an Anforderungen betrachtet, wird man sehr schnell feststellen, dass eine Eigentümerversammlung nicht so einfach über irgendein Videokonferenzsystem nahezu rechtskonform zu gestalten ist. Trotzdem versuchen viele Verwalter auszuloten, mit welchen Werkzeugen man denn eine virtuelle Eigentümerversammlung durchführen könnte. Bislang standen bei den meisten die Einfachheit der Anwendung und der Preis im Vordergrund.

Hier nun einige Möglichkeiten, wie der Verwalter eine virtuelle ETV (vETV) durchführen könnte.

Möglichkeit 1

Der Verwalter „baut“ sich eine eigene Infrastruktur auf und betreibt dort die Software (Open Source) für das Videokonferenzsystem (z.B. Jitsi, NextcloudTalk, OwnCloud).

Vorteil: Hier können i.d.R. alle datenschutzrechtlichen Maßgaben und Pflichten bestens eingehalten werden. Die Verarbeitung aller Daten kann somit durch den Verwalter nachvollzogen werden. Auch Datenabflüsse kann man nahezu ausschließen, da der Verwalter eigentlich selbst der Betreiber ist. Auch eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) ist nicht notwendig.

Nachteil: Der Verwalter muss in entsprechende Hardware investieren. Auch die Internetleitung ist ein wichtiger Faktor. Weiterhin muss gewährleistet sein, dass das eigene System eine hohe Ausfallsicherheit bietet und vor allem die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) entsprechend hoch sind. Und natürlich sollte die Sicherheit im Internet eine ganz besondere Beachtung finden. Die hohen Anschaffungskosten werden auf die nutzenden Eigentümergemeinschaften umgelegt.

Möglichkeit 2

Der Verwalter sucht sich einen (IT) Dienstleister, der ein Rechenzentrum zur Verfügung stellt, auf welchem das Videokonferenzsystem betrieben wird. Hierzu kann man den eigenen Server in das Rechenzentrum bringen (Housing) oder einen Server mieten (Hosting).

Vorteil: Ein Rechenzentrum bietet in der Regel hohe Ausfallsicherheit, eine stabile und vor allem schnelle Internetleitung. Eine Anschaffung (weil Miete) ist i.d.R. nicht notwendig. Wer mehr Speicherplatz und mehr Geschwindigkeit benötigt, bezahlt einfach mehr.

Nachteil: Wenn der Verwalter einen Dienstleister beauftragt, der das Hosting anbietet, so ist in der Regel eine AVV zu schließen. Datenabflüsse sind im Vorfeld zu prüfen. Wer hilft im Problemfall? Wer kann schnell vor Ort (Rechenzentrum) tätig werden? Die von der Gemeinschaft zu tragenden Kosten sind sehr hoch.

Möglichkeit 3

Der Verwalter kauft im Namen der Gemeinschaft ein bestehendes Online-Videokonferenzsystem als „Software as a Service“ (SaaS) ein.

Vorteil: Es ist nahezu alles vorbereitet, alle notwendigen Features sind nutzbar und die Anbindung der Teilnehmer (Clients) ist möglich. Die Geschwindigkeit ist enorm, da ausreichende Ressourcen durch den Anbieter zur Verfügung gestellt werden. Die wohl bekanntesten sind Zoom, Skype, WebEx, GoToMeeting, GoToWebinar, ClickMeeting.

Nachteil: Wenn der Anbieter (wie so oft) in einem unsicheren Drittland (z.B. USA) ansässig ist, dürfte die Verarbeitung nach derzeitiger Rechtslage unmöglich sein. Der Verwalter ist beispielsweise beim Einsatz von Zoom angehalten die Business-Version (teuerste Version) einzusetzen, um größtmögliche Sicherheit zu erreichen. Um Zoom wenigstens „einigermaßen“ datenschutzkonform einzusetzen, sind intensive Einstellungen und Konfigurationen vorzunehmen, da das System eine Fülle von Features mit sich bringt, die den Datenschutz ziemlich alt aussehen lassen. Hier muss der Verwalter auch eine eigene Dokumentation anfertigen.

Egal für welche Version sich ein Verwalter entscheidet: Er muss das eingesetzte System entsprechend seiner Anwendbarkeit mit einem Datenschutzbeauftragten bewerten, es dokumentieren und darüber hinaus noch äußerst wichtige Anforderungen erfüllen.

Pflichten des Verwalters

Der Verwalter hat Auftragsverarbeitungsverträge, Nutzungsbedingungen, Sicherheitsnachweise und auch Datenschutzerklärungen anzufertigen und diese auch transparent allen Teilnehmern zur Verfügung zu stellen. Weiterhin muss er bei der Auswahl des Anbieters darauf achten, dass dieser geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen hat, um die Verarbeitung (ob Online-System oder Rechenzentrum) auf datenschutzrechtliche und sichere Fundamente zu stellen.

Beispielsweise muss der Verwalter darauf achten, dass „sein“ System derart ausgestaltet ist, dass die Privatsphäre durch Bild und Ton beim jeweiligen Teilnehmer erhalten bleibt. In der Praxis soll also der Teilnehmer die Möglichkeit haben, Hintergründe entweder auszublenden oder derart unkenntlich zu machen, dass private Bereiche nicht übertragen werden.

Jeder Teilnehmer hat das Recht zu erfahren, welches System durch den Verwalter eingesetzt wird und vor allem was mit den übertragenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, etc.) vor, während und nach der vETV passiert. Hierzu muss der Verwalter die Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO zur Verfügung stellen. Eine große Hürde dürfte sicherlich die Aufzeichnung sein. Viele Verwalter gingen in der Vergangenheit einfach dazu über und zeichneten die Meetings auf, in erster Linie zu „Protokollzwecken“. Denn was klassische Videokonferenzsysteme nicht bieten, ist die Protokollierung der Ergebnisse aus der ETV.

Aufwand und technische Ausgestaltung

Wir wissen, dass eine Hybridveranstaltung nach der Novellierung des WEG nun möglich ist. Während früher der Verwalter einfach entsprechende Räumlichkeiten anmietete (Gaststätte, Seminarraum, etc.) und dort mit einem Flipchart und Beamer bewaffnet seine Berichte und Erläuterungen darstellte, dürfte das für eine Hybridveranstaltung eine große Herausforderung sein. Während er früher also nur eine Leinwand benötigte, wären heute zwei notwendig.

Ein Feuerwerk an Fragen

Mit der nun möglichen Hybridveranstaltung sind viele Fragen offen geblieben: Wie verhält es sich mit der ständigen Anwesenheit der virtuellen Teilnehmer? Wie wird diese überhaupt dargestellt? Wie verhält es sich mit der Redefreiheit der Teilnehmer? Denn das Problem der „offenen“ Mikrofone aller Teilnehmer, die zu einer „Rückkopplung“ führen und meistens mit einem lauten und unerträglichen „Gefiepe“ enden, ist bekannt. Müssen die virtuellen Teilnehmer ständig im Bild zu sehen sein oder könnte einfach nur ein „Avatar“ die Teilnahme bestätigen? Wie verhält es sich mit dem Internet? Scheiden Hotels mit ihren Internet-Hotspots, die nur ein niedriges Sicherheitsniveau bieten, künftig als Veranstaltungsorte aus? Welche Technik wird weiterhin eingesetzt? Zu bedenken ist hier vor allem eine notwendige vernünftige Tonlösung mit einem entsprechenden mobilen Mikrofon. Wie verhält es sich, wenn die virtuellen Teilnehmer plötzlich allesamt „rausfliegen“, weil die Internetverbindung zusammengebrochen ist? Bekommt das der Verwalter mit? Es gibt noch viel mehr Fragen.

Meetings in Privaträumen der Teilnehmer

Eins ist sicher: Es wird in Zukunft Rechtsstreitigkeiten darüber geben, weil eine ETV in die Hosen gegangen ist. Fakt ist aber, dass der Einsatz eines Videokonferenzsystem wesentlich mehr Probleme für eine virtuelle Eigentümerversammlung mit sich bringt, als eigentlich erwartet. Ein Videokonferenzsystem ist nicht mehr als die Verlagerung eines Meetings in die Privaträume eines jeden Teilnehmers. Und hier ist das Thema Sicherheit ganz weit oben anzusetzen.

Es gibt in Deutschland mittlerweile Anbieter, die eine virtuelle Eigentümerversammlung nebst aller Pflichten zur Protokollierung und notwendigen Tools bieten. Die Server stehen in Deutschland, die datenschutzrechtlichen Anforderungen wurden beachtet und vor allem die wichtigen Schnittstellen zu gängigen Hausverwalterprogramme sind vorhanden. Das funktioniert mit Videokonferenzsystemen eben nicht ohne Weiteres. So eine Lösung sollte im Fokus des Verwalters sein. Alles andere bringt mehr Probleme als Vorteile.

Fazit: In naher Zukunft bieten wir keine Hybridversammlung an. In einigen besonderen Fällen werden wir aber ein Zoom-Meeting als Vorbereitung zur Eigentümerversammlung anbieten. Viele Fragen werden bereits in diesem Meeting beantwortet. Dann ist die persönliche Teilnahmen an der Versammlung oftmals nicht mehr notwendig. Per Vollmacht kann der Verwalter oder ein Eigentümer instruiert werden.